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邮件/开发信模板帮助外贸人如何做好新冠肺炎疫情/COVID19危机公关

外贸人如何做好新冠肺炎疫情/COVID19的危机公关?这里有几十封邮件/开发信模板供你立即上手使用

  • 分类:外贸开发信
  • 标签:新冠肺炎疫情/COVID-19/Coronavirus, 邮件模板
  • 权限:付费

抓住商机 & 避免危机

虽然疫情在全球大爆发,全球一体化下的每个人都受到了或多或少的影响,但在外贸行业,目前也是一个增加信任感的好时机。

同时这一次的危机公关也是考验大家情商和逆商的时机,因为这需要分析疫情和了解客户心理动态。

红板砖外贸开发信作为一个专注于外贸开发信写作的独立工作室,我们不去分析世界经济走势,也不去讨论外贸行业的宏观面。

我们认为就目前来说,好好为外贸人提供一些优质邮件/外贸开发信写作方面的素材才是红板砖最应该做的事情。

下面是一些外贸开发信模板或邮件写作素材(有些是免费的,有些是VIP才能使用的),我们根据用途分成了几类。同时,我们将持续更新此文章,在外贸疫情危机公关上为大家提供可以立马上手的支持。

1 问候/安慰国外客户的邮件或开发信模板

第6131号外贸信函模板 :新冠肺炎疫情/COVID19,如何用一种既有人情味又有商业味的方式来问候和跟进客户?

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外贸人在新冠肺炎疫情/COVID-19这个棘手问题上,如何及有人情味又不失专业地地跟进客户呢?

这个外贸开发信模板的亮点在于:你表达了愿意在这个特殊时期,来尽量让你们做生意的方式变得更加高效和灵活,以此在生意上来支持你客户。在商业中,这个表态已经释放了巨大的善意。

所以比起普通的问候和安慰,这封邮件在危机中更加巧妙地增加了客户情感账户,也为将来获取更多的机会。

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第5910号外贸信函模板 :新冠肺炎疫情/Coronavirus/covid19问候或安慰国外客户邮件/客户维护型开发信模板

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关于这个维护性外贸开发信模板,红板砖专门写了一篇文章来详细介绍:《国外爆发新冠肺炎疫情/Coronavirus/COVID-19到底要不要通过邮件或开发信来问候外贸客户?》

注意:千万别群发这个外贸开发信!

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2 提醒客户注意安全或其它善意提醒

建议使用这个,很多外贸人反馈说非常好用:

当你想问候/鼓励/安慰国外客户却不知怎么用英语表达时,这些新冠肺炎/Coronavirus/COVID19卡通防疫贴士可以发给他们看看

第6061号外贸信函模板 :通知客户第127届2020春季广交会因新冠肺炎疫情/Coronavirus延期的外贸开发信/邮件模板

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如果你可以在第一时间发送这个维护型外贸开发信给客户,对方会觉得你很专业和贴心,特别是那些之前计划在第127届2020春季广交会见面的客户。

虽然可能在过几天客户也就知道这个信息了,但在第一时间准确地告知客户确实一个优秀外贸人该有的品质。

这封邮件不仅仅告知了广交会延期举办,在末尾也鼓励客户通过email/phone/instant message tool来进行持续的交流和沟通,并且传达出在疫情期间你们同样可以交付高品质的产品和服务。

如果你想使用一个更加正式的邮件,可以参考这个外贸开发信模板。

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第6062号外贸信函模板 :比较正式地告知客户2020春季广交会因新冠肺炎疫情/Coronavirus延期的外贸开发信/邮件模板

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这封关于2020春季广交会因新冠肺炎疫情/Coronavirus延期的邮件相对比较正式,如果你想使用一个更加个性化的邮件,可以参考这个外贸开发信模板。

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第5883号外贸信函模板 :提醒客户谨防利用新冠肺炎疫情/COVID-19/Coronavirus诈骗邮件

Be careful about criminals target companies using concerns about the coronavirus epidemic

Hi [name],

Criminals are using concerns about the coronavirus epidemic to spread infections of their own. They are forging emails mentioning the outbreak that appear to be from business partners in an effort to get users to open the messages, unleashing malware.

They are even disguising themselves as WHO to steal money or sensitive information. If you are contacted by a person or organization that appears to be from WHO, verify their authenticity before responding.

Here are two helpful links/articles from WHO and The Wall Street Journal:

  1. https://www.who.int/about/communications/cyber-security
  2. https://www.wsj.com/articles/hackers-target-companies-with-fake-coronavirus-warnings-11583267812

We will be very careful about this, especially for something important or related to payment, we will double-check or even triple-check in order to make sure both of us are in a safe situation financially.

Regards,

Your Name
Website or Email

在新冠肺炎疫情/COVID-19/Coronavirus期间,可以利用这个外贸开发信模板给老客户或者正在沟通的客户做一个提醒:其一这是个专业且体贴的维护客户关系的行动,其二站在客户的角度这个提醒也是很必要的。

开发信中提到的2个链接都是非常权威且著名的网站(WHO官网 和 华尔街日报),所以他们在点击时也不会有太多的顾虑。

3 回击/声明国外客户恶意诋毁中的邮件

第6127号外贸信函模板 :通过摆事实和连续发问的方式来有力回击诸如把COVID-19故意说成“中国病毒”之类的恶意攻击/诋毁

暂无 了解如何写一个高打开率的主题行

Please help me understand this:

Ebola was first found in Congo,and it was not called “Congo Virus”;

MERS was discovered in Saudi Arabia, and it was not called “Saudi Virus”;

HIV was believed to have arrived in Haiti, and it was not called “Haiti Virus”;

How come when Corona Virus Emerged in China, it was referred to as “Chinese Virus”?

Is it a new trend or what?

通过摆事实和连续发问的方式来有力回击。

邮件意思:请帮我弄明白一下:埃博拉病毒,出现在刚果,但是没有被叫做“刚果病毒;“中东呼吸综合征”出现在沙特阿拉伯,没有被叫做“沙特病毒”;HIV出现在海地,也没有被叫做“海地病毒”;为什么新型冠状病毒出现在中国了,就被叫做“中国病毒”?这是一种新时尚还是咋的?

重要提示:如果发件人是陌生人,或之前已经是处处刁难的客户,你其实也不必一定要苦苦忍受,有力回击即可。但你一定要考虑清楚了再发送,因为如果你发送了这个邮件,也就意味着你彻底放弃了收件人,并且很有可能与之为敌或彻底断绝关系。

摘自网络

第6124号外贸信函模板 :如果收到客户把COVID-19故意说成“中国病毒”之类的恶意攻击/诋毁,你可以用这封邮件进行有力回击。

暂无 了解如何写一个高打开率的主题行

I was surprised to hear such slander from your mouth. In the face of the great disaster, humanity was undoubtedly exposed fully, and you are the most vivid example.

If you say that COVID-19 is a Chinese virus, according to your logic, then the Ebola virus must be a Congo virus. In the face of disaster, we should work together to overcome difficulties instead of making or spreading malicious slanders against innocent people;

You can deceive some people, but not everyone. You can deceive others temporarily, but time will tell everyone the truth.

Be sane, my friend.

对于故意把COVID-19病毒说成“中国病毒”恶意攻击,如果发件人是陌生人,或之前已经是处处刁难的客户,你其实也不必一定要苦苦忍受,有力回击即可。

邮件意思:听到您的诋毁,我很是惊讶,在大灾难面前,人性被暴露无疑,您就是最鲜明的例子。如果您说COVID-19是中国病毒,以您的逻辑,那埃博拉病毒就一定是美国病毒了;面对灾难,我们应该同舟共济,共渡难关,而不是恶意诋毁;你可以欺骗一部分人,却不能欺骗所有人,你可以暂时欺骗他人,时间一定会给大家真相!成熟点吧!

重要提示:你一定要考虑清楚了再发送,因为如果你发送了这个邮件,也就意味着你彻底放弃了收件人,并且很有可能与之为敌或彻底断绝关系。

摘自Mike外贸说公众号(红板砖进行了删减和调整)

4 有关稳定订单/订单取消/复工更新等方面的邮件

第6061号外贸信函模板 :通知客户第127届2020春季广交会因新冠肺炎疫情/Coronavirus延期的外贸开发信/邮件模板

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如果你可以在第一时间发送这个维护型外贸开发信给客户,对方会觉得你很专业和贴心,特别是那些之前计划在第127届2020春季广交会见面的客户。

虽然可能在过几天客户也就知道这个信息了,但在第一时间准确地告知客户确实一个优秀外贸人该有的品质。

这封邮件不仅仅告知了广交会延期举办,在末尾也鼓励客户通过email/phone/instant message tool来进行持续的交流和沟通,并且传达出在疫情期间你们同样可以交付高品质的产品和服务。

如果你想使用一个更加正式的邮件,可以参考这个外贸开发信模板。

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第6062号外贸信函模板 :比较正式地告知客户2020春季广交会因新冠肺炎疫情/Coronavirus延期的外贸开发信/邮件模板

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这封关于2020春季广交会因新冠肺炎疫情/Coronavirus延期的邮件相对比较正式,如果你想使用一个更加个性化的邮件,可以参考这个外贸开发信模板。

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第5309号外贸开发信模板 :新冠疫情下如果你有充值库存,如何利用这个巨大优势在外贸开发信中跟进潜在客户?

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受新冠状病毒疫情影响,能否保证交货期就是你最大的优势,如果你们工厂有这个优势或者你们有充值的库存,你一定要好好利用这个机会。

在外贸开发信主题行中你就可以把这个信息透露出来给潜在客户。

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第5564号外贸信函模板 :跟国外客户用英文邮件解释或沟通新冠肺炎/Coronavirus疫情通报模板

Notification during the period of the new pneumonia epidemic in China

Hi [name]

In the Spring Festival of 2020, an abnormal event happened in China: a new pneumonia epidemic. You may have heard about it and are concerned about our goods, that’s why we are writing this email: our government is actively taking all the most powerful measures, and successfully keeping the epidemic within the control range, we believe that all will be normal soon.

As your supplier, we need to take the initiative to make below three points to you:

Firstly, the epidemic is mainly transmitted through droplets. In fact, it will not survive on the goods for too long. Moreover, we strictly require all staff in the production, packaging, and transportation links to wear professional masks and regularly disinfect the goods to ensure the security of the goods delivered to you.

Secondly, in order to avoid an aggravated epidemic situation, the Chinese New Year holiday has been extended this year, which means that production will have to delay, which may affect the delivery time, and we cannot estimate the specific delivery time. We will keep you informed as soon as there is any news.

Thirdly, during this special period, we are ready to serve our customers throughout the day. If you have any questions, please feel free to contact us, we will respond to you as soon as possible.

We are not able to avoid this unexpected epidemic, but it will eventually go away. During this period, what we could do is to face it, and do our best to ensure you get the safest and best shopping experience!

Regards

Your Name
Website or Email

最近因为新冠疫情的影响,有不少海外客户常常询问疫情的进展情况和企业的应对方法,因为涉及到众多专业术语,很多人回复起来就比较抓狂,希望这个外贸开发信模板可以到你。

来源于微信公众号:xiaomankeji

第5307号外贸信函模板 :COVID-19新冠肺炎疫情下针对“未付款、有意向”的复工英文外贸邮件——年前有意向的客户

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分析:之前的分享中我有说到,年前有意向的客户也需要主动沟通,推进订单谈判,所以在写复工邮件时,我们要问问客户是否还有合作意向。

你要做的:查看一下之前的沟通记录,客户的进展到了哪一步。然后接下来继续进行。

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第5303号外贸信函模板 :COVID-19新冠肺炎疫情下针对“未付款、有意向”的复工英文外贸邮件——欲付款的客户

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针对”欲付款”的客户:

分析:有些客户,年前已经谈得差不多了,就差付款了,马上要安排付款的,我们的邮件又该怎么表达?

我们要做的:告知客户目前的情况,建议客户先不付款或者先付定金

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第5302号外贸信函模板 :新冠病毒疫情/Coronavirus下针对“已付款,等出货”的英文外贸复工邮件——紧急要货的客户

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分析:客户虽不紧急要货,但当我们通知客户我们复工时,也需要预计一下会延迟多长时间,跟客户说明一下,让客户心里有个数,不至于让客户主动来催。

你要做的:联系工厂、联系采购确认他们什么时候复工,什么时候生产,以及目前的排单情况,从而预估出货时间。得到信息后再写复工邮件。

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第5300号外贸信函模板 :新冠病毒疫情/Covid19下针对“已付款,等出货”的英文外贸复工邮件——紧急要货的客户

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紧急要货的客户,肯定希望你的邮件不仅仅只是通知他复工这么简单。

他需要的是,什么时候能发货?

你要做的:联系工厂、联系采购确认他们什么时候复工,什么时候生产,以及什么时候出货。当然,因为疫情的影响,我们也不会获得一个准确的信息,所以我们要给自己和工厂预留一些应急事件。例如工厂回复说:我们10号复工了,但是货物积累很多,生产工作到岗又不及时,所以交货期要到2月底。这时候,我们就要预估,2月底时,疫情情况是如何了,工厂情况又是如何了,然后给客户多报个15天的交期,也就是跟客户说明要3月中旬才能交货。

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第5236号外贸开发信模板 :在新冠肺炎疫情/COVID-19下针对刚来的新客户询盘的外贸开发信模板

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请注意这“在COVID-19疫情下针对刚来的新客户询盘的外贸开发信模板”的适用日期大概在2月份,但进入到3月后,全球的疫情形势就发生了变化,所以你就需要进行调整了。

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第5230号外贸开发信模板 :由于新冠病毒疫情/Covid19导致老客户在下订单时有所顾虑的外贸开发信模板/话术

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该“由于疫情导致老客户在下订单时有所顾虑的外贸开发信模板/话术”摘自网络,红板砖对其进行了整理和优化。

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5 其他

第5940号外贸信函模板 :如果外国客户发邮件感谢中国在新冠肺炎病毒/Coronavirus上的努力,你可以使用这个外贸开发信来回复

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首先,感谢客户在中国新冠肺炎病毒/Coronavirus上努力的肯定,然后简单提及中国在过去几个月中的努力以及成果。

其次,你也需要来侧面告诉客户你们已经复工或已经开始正常生产,这样的描述对稳定客户信心是非常重要的。

最后,真诚祝愿客户一起顺利和健康。

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第5977号外贸信函模板 :一个在新冠肺炎/Coronavirus疫情下,或许可以“俘获客户芳心”的走心邮件

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这个是一封在疫情期间你可以发送给老客户走心的邮件模板(注意:千万不要群发或发送给还在谈的客户,甚至新客户也不建议发送)。

这样的邮件可能不会立马给你带来订单,但却可以因为你真诚的分享而赢得客户的心。

这封邮件会拉近客户跟你的距离,让关系更深入。但请注意一定要把握好措辞的分寸感。

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第5970号模板 :外贸人如何做好新冠肺炎疫情/COVID19的危机公关?这里有几十封邮件/开发信模板供你立即上手使用

第4974号外贸信函模板 :如何利用外贸开发信与外国客户沟通新冠肺炎疫情Covid 19?

暂无 了解如何写一个高打开率的主题行

Hi [name],

As you may know, we are still on the Chinese New Year holiday and it seems to be unfortunately a bit longer one this time. You probably heard from the news already about the latest development of the new type of virus. The whole country is fighting this battle and as an individual business we also take all necessary measures to reduce our impact to minimal. 2 things I would like to communicate with you:

We do extra on sterilizing. Although it is known that the virus couldn’t likely survive in the manufacturing and transportation process, we do understand the public concern from a perception perspective. All goods are sterilized in a careful way (好好形容一下你做了什么好事。本叔不知你是咋消毒的就无法写了)

We do expect a certain level of shipment delay due to the fact that the national holiday is officially extended by the government in order to reduce the opportunity of public infection. (一上来就做好expectation management,不要让客户心存侥幸。是的,我们要延了。不止我们,全国都是,你跟谁买都一样的)Therefore, our workers could not back to the production line as planned. The fact here is that we are not able to estimate how long it takes us to back to business. (是的,我们连估计都估不出来!!千万不要瞎估计,不要为将来的麻烦埋下伏笔。)However, we promise to ensure visibility to our customer about the situation. I personally will be in touch regardless of holiday or not to support our customers. (你们最爱的悲情工作可以上演了。平时那种什么7*24小时服务啊,不赚钱也要服务上帝啊,来吧!)

I know this is not quite a solution for you but honestly, it is not much we can control in a natural disaster like this. We trust communication and transparency are the best things we could and will do.

Regards,

Your Name (Sales Manager)
name@yourcompany.com
+(86) 131-1234-5678
Street, City, Province, China
yourcompany.com

该沟通的事,早点比晚点好,希望对大家有用。

这个外贸开发信模板是来源于微信公众号:本叔的公号。

希望你可以做好疫情危机公关,抓住商机避免危机。我们将持续更新此文章,在外贸疫情危机公关上为大家提供可以立马上手使用的支持。

最后,你还可以访问红板砖的疫情专题页面获取更多也用于外贸开发信的资源。

建议继续阅读:

  • [吐血整理] 在新冠肺炎疫情COVID-19期间,这100多家国外公司发给客户的邮件到底长啥样子?直接提供截图供你参考
  • 如何在跟国外客户沟通新冠肺炎/COVID-19的时候变成一个Pro?让这些英文素材和图片为你提供强劲支持
  • 这20个国外公司在新冠肺炎疫情/COVID-19/Coronavirus中,是如何做到在危机中利用英文邮件来建立一个强烈品牌形象?

原文链接: https://hongbanzhuan.com/covid-19-public-relations-crisis/ 转载请务必加上这个链接!

Hi, 我是Ben,红板砖创始人。

希望你喜欢上面的内容。红板砖专注于提高开发信的回复率,我们的目标是帮助外贸人通过开发信开启跟潜在客户的对话。如果这正是你所需要的,欢迎了解红板砖如何帮助你写一封有回复的开发信。

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