4个不同情况下向客户道歉/致歉的电子邮件模板
在外贸行业中，难免会出各样的错误或问题，但当事情发生后，无论你或团队多么训练有素，仍然可能给客户带来不便。在这些情况下，向受影响的客户发送道歉邮件是建立或维持信任关系的必要条件。
人都有为自己辩护的本能，希望让别人相信你所做的只是一时的错误，而不是经常发生的事情。这就是为什么我们看到了很多半心半意的道歉，这让人们感到沮丧。
因此，为了帮助你写一封高质量的道歉信给你的客户，我们精心准备了4个道歉邮件模板。另外，你还可以找到如何写给客户的道歉信的技巧，这样你就可以修改模板或自己写邮件了。
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如何写一封给客户的道歉信
你首先需要知道这8个道歉信的技巧：
- 要积极主动
与客户投诉回复邮件相反，道歉可能是你自己主动的。想象一下：客户收到了一个有问题的产品，然而客户并没有投诉，他们可能只是决定不再从你这里购买。那么，你就需要给他们发一个能引起共鸣的道歉信。 - 承认你的错误
如果你已经决定要道歉，就没有理由为你的公司辩护或找借口。只需承认你的团队犯了错，并解释发生了什么，不要低估错误的代价。 - 直接认错
在 I’m sorry 或 We’re sorry 之后的任何话都有可能否定道歉，比如：I’m sorry you feel this way 可能会被理解为把责任推给对方；I’m sorry if I made a mistake 听起来好像你没有真正承认你犯了一个错误。最重要的是你要真诚地道歉。 - 避免有权威性或咄咄逼人
当别人拒绝你的道歉时，你会委屈和烦躁，但这是他们的特权。避免使用 Please accept my apology 或 Be advised that our company doesn’t do this often 这样的短语。你只管真诚地道歉，然后让客户直接决定怎么想或怎么回应。 - 注入一些自嘲式的幽默（如果错误不是很敏感的话）
有时候如果你的团队所犯的错误（或给客户带来的不便）并不太严重。在这种情况下，写一封有趣和轻松的道歉邮件也是可以的。 - 采取行动重建被破坏的信任
这是你给客户的道歉信的一个重要方面。它表明你不是只说不做。在可能的情况下，行动计划、经济补偿、折扣都是好主意。 - 由合适的人发送电子邮件
让谁来道歉取决于错误的严重程度。对于一个严重的错误，邮件应该由高管或者至少是团队领导来签署。对于不太严重的错误，可以由团队成员发送，也可以用公司公共邮箱（比如：info@company.com）群发道歉信。 - 要保持谦虚
即使你遵循上面的提示，你的态度也可能会影响道歉邮件的语气。因此，一定要试着站在客户的角度去理解他们的感受，或者找其他人来审查你写的东西。同理心对于谦逊是至关重要的。
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如何使用我们给客户的道歉邮件模板
我们为四种不同情况创建了客户道歉邮件模板：
- 为一个严重的错误向个别客户道歉
- 为一个小错误向个别客户道歉
- 为一个严重的错误向多个客户道歉
- 为一个小错误向多个客户道歉
请记住：针对小错误的道歉邮件的语气是略带幽默和自嘲的，所以可能不适合你的品牌，请确保修改语气以符合你公司的口吻。
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