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18条英文商务邮件礼仪:给你的潜在客户留下一个好印象

  • 分类:商务英语
  • 标签:外贸销售英语
  • 权限:免费

邮件礼仪规定了当你向潜在客户、商业伙伴、同事、经理或熟人发送信息时,什么是合适的,什么是不合适的。邮件礼仪可以帮助你因避免沟通不畅和错误所带来的不良影响,特别是那些直接跟客户沟通的业务员或销售人员更应该知道并遵守。

01
什么是英文商务邮件礼仪?

商务邮件礼仪是人们在邮件交流时的一套默认规则和建议。

通常情况下,商业沟通的邮件礼仪开始时将是直截了当和专业的。当你与潜在客户发送邮件来建立关系时,你可以使用更自然的语言,同时仍然保持专业的语气。这可以让你的个性得到彰显,这样未来的客户就可以更好地了解你,并感觉到与你做生意的舒适。

这些建议可能因行业或公司略有不同,但邮件礼仪的原则是一样的,即:在尊重对方的前提下进行清晰地沟通。

02
英文商务邮件礼仪的提示和实例

邮件是业务员或销售人员在他们的武器库中最重要的工具之一,知道并应用这些邮件礼仪,将帮助你与潜在客户建立起良好的关系。

在邮件中体现出一个较高的礼仪水平,收件人会欣赏和认可你。

1 保持语气专业

如果你不了解潜在客户,最好保持在写邮件主题行和问候语的时候,尽量相对正式一些。

如果你之前已经跟对方有过友好的沟通,那么你可以相对自然和随意一些。

2 主题行要简短清晰,避免模糊不清楚

不要使用“Hi”这样非常模糊的邮件主题行。

你的主题行应该直奔主题,并且相对简短。比如:”Follow Up to Our Call” 或 “Summary of December 2 call”

3 使用正确的标点符号

当你正确地使用标点符号时,对方可能感觉不到什么;但当你使用错误时,对方一样就能看到。

提示:一般来说,过度使用感叹号会显得你不专业,会让人觉得你过于激动。

4 确保语法基本正确

偶尔出现一些语法的错误问题不大,但要避免潜在客户一样就看到的基本错误,例如:

  • There/they’re/their
  • Its/it’s
  • Effect/affect
  • Your/you’re
  • Too/two/to
  • Loose/lose
  • I/me/myself

提示:使用Grammarly这个免费的语法检查工具。

5 使用表情符号要小心

除非收件人先使用了表情符号,否则你就不要先使用。

研究显示,在商务邮件中加入不恰当的表情符号会使你看起来不那么专业。

6 选择恰当的问候语

你还需要选择一个问候语,这可以是正式的,也可以是非正式的,这取决于你于收件人的关系如何。

大多数时候,轻松自然的问候语是合适的,这可以帮助你设定一个友好随和的基调,并传达自信。

轻松自然的问候语包括:

  • Hi
  • Hey
  • Hey/hi there
  • Good [morning, afternoon]
  • [Name]

如果你是第一次与某人联系,或者如果对方是在一个传统行业工作,那么可以考虑这些一些正式的问候语:

  • Dear [first name]
  • Dear Mr./Ms. [last name]

你应该避免使用下面这些问候语:

  • Yo: 太不正式
  • Hey!: 太过亲密和急切
  • [Name]!: 太惹人厌了
  • To whom it may concern: 太不近人情
  • Dear sir or madam: 太生硬了
  • Hi friend: 太令人毛骨悚然
  • Gentlemen: 太老套了
  • All: 太冷漠

红板砖官网有很多关于问候语的文章和资源:https://hongbanzhuan.com/tag/introduction/

7 用专业的结束语留下好印象

正确的结束语将补充你邮件的语气和内容,因为结束语是收件人最后读到的东西,这会影响他们的印象。

如果你正文的语气是轻松的,就用一个温暖的结束语来结束,比如:

  • Thanks
  • Thanks again
  • Best
  • Cheers
  • Happy [day of the week]
  • Enjoy the weekend
  • Talk soon
  • Talk to you [tomorrow, on Wednesday, when you get back]
  • Looking forward to working together
  • Looking forward to our next conversation
  • Excited to hear your thoughts

下面是一些正式的结束语:

  • Thank you
  • Thank you for your time
  • Have a wonderful [day, weekend]
  • Regards

你不应该使用的结束语:

  • Sincerely: 太过时了
  • Kind regards: 太不自然了
  • Warmly: 太放松了
  • Respectfully: 太过随意
  • Xoxo: 太过亲密
  • Cordially: 太过呆板
  • [Your name]: 太过突兀

红板砖官网有很多关于问候语的文章和资源:https://hongbanzhuan.com/tag/ending/

8 再三检查收件人的名字

务必检查三次你是否正确地拼写了你的收件人的名字,这只需要两秒钟。

提示:不要自己认为对方的名字是”Michael”,你就写成”Mike”。

9 使用正确的大小写

当你发短信或whatsapp时,你可能不怎么大写。但当你在写一封专业的商务邮件时,要正确使用句子的大小写。

也就是说:把句子中第一个词的第一个字母和所有的专有名词大写。

10 使用标准字体和格式

不要使用古怪的字体,狂野的颜色,以及非主流的排版。

坚持使用标准字体,不使用黑色以外的颜色,坚持使用标准的字体大小。

如果你复制和粘贴文本,记得要清除格式,因为如果你不这样做,你所拷贝的内容将与你的邮件的其他部分出现不同的内容。

另外:在一封邮件中,不要加粗或斜体超过一个词或一串词。

11 缩短网页链接

将整一个很长的网页链接粘贴到邮件中会占用宝贵的空间,而且看起来很乱,你可以创建超链接或插入一个短的URL,比如:

  • Check out this article.
  • Check this out: https://bit.ly/123abc

12 告诉对方你有附件

如果你有附件,那么最好在邮件的某处指出你已经附上了一个附件,这样收件人就不会忽略它。

简单说一句:I’ve attached a [document, spreadsheet] for X. 就可以了。

13 完善邮件签名

一个糟糕的邮件签名真的会对你的关系造成影响。即使你写了世界上最有说服力的信息,一个糟糕的签名也会让你看起来像个外行人。

考虑到少即是多,你的签名应该相对较小,简单,而且有节制。坚持你的名字,工作职位,公司网站或LinkedIn网址,以及电话号码。

去红板砖官网的文章了解根据关于签名的资源:https://hongbanzhuan.com/cold-email-signature/

14 转发前要思考

如果一个联系人向你发送私人或敏感信息,在转发之前要高度谨慎。

另外,当你转发一个有很多邮件往来的邮件,一个常见的礼节是,你先总结下面讨论的内容,以便收件人知道你到底想从他们那里得到什么。

假设你转发一封有50多封邮件往来的邮件,然后你直接说:see below,那么收件人的确会挺崩溃的。

15 回复要及时

何时回复取决于对方的重要程度,对于高价值的联系人,可能值得在24小时内作出回应。

16 设置out-of-office回复

如果你将在很长一段时间内无法工作,那就设置一个out-of-office的自动回复。

去红板砖官网的文章了解更多关于out-of-office和自动回复的资源:https://hongbanzhuan.com/out-of-office-email-templates/ 和 https://hongbanzhuan.com/template-scenario/auto-reply/

17 追踪邮件打开率和点击率

与其被动地发送 “Did you see my email?”的信息,不如使用邮件跟踪工具。

你会知道你的收件人打开邮件的确切时间,如果他们没有合理地回复,你可以找到一个理由来跟进,例如:I read an article on X that reminded me of you; here’s the link if you want to check it out.

18 删除”Sent from my iPhone”的提示语

如果你是使用手机发送邮件,建议你把“Sent from my iPhone”或 “Sent via phone”删除,那样看上去更专业一些。

原文链接: https://hongbanzhuan.com/email-etiquette/ 转载请务必加上这个链接!

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