在销售型商务邮件中使用AI/ChatGPT的利与弊

如果说ChatGPT让全球互联网彻底陷入狂热，那还是一种轻描淡写的说法。

自2022年12月以来，仅在美国，对人工智能工具这一搜索词的兴趣就猛增了292%。现在，谷歌、HubSpot和微软正在竞相开发自己版本的人工智能聊天工具，与ChatGPT竞争。

在整个中国，AI也是火得一塌糊涂。而在AI前沿的外贸行业，大家都开始问一个紧迫的问题： 人工智能在销售中是否有一席之地，以及它如何影响我们目前的销售流程？

我们将在这篇文章中，回顾人工智能电子邮件的使用案例，以及它们的优点和缺点。

01
在销售邮件中使用人工智能的优点和缺点

人工智能是销售团队的一个优秀工具，但它也有局限性。这里有一些在选择使用人工智能电子邮件工具之前要考虑的优点和缺点。

1将人工智能用于电子邮件的好处

节省时间

回复电子邮件，起草副本，研究使用什么语言……这些任务需要大量的时间。仅仅是写邮件就耗费了销售人员的时间，大多数销售人员花了21%的时间写邮件。

在Dooly的一项研究中，74%的受访者还表示，他们工作日的大部分时间都花在了无助于销售的活动上，48%的受访者甚至表示，通过电子邮件、Slack或其他类似工具回应内部询问，占用了销售的时间。

人工智能通过将重复繁琐的工作自动化，如研究客户数据和起草标准的电子邮件模板，从而帮助销售人员节省时间。就像Sietsema说的：”我可以去读一堆工作描述，或者我可以与这个角色进行更深入的对话。”

用途广泛

你可以在客户支持、内容生成、教育等多种应用中使用 AI/ChatGPT。

支持多种语言

它可以理解和生成多种语言的文本，便于全球访问。

写出更好的文案

不是每个人都是文字工作者。思考有力的词语，确定语气，写出吸引人的主题句，这些都会让你的团队不知所措。

文案人员、营销人员，甚至销售人员都在训练人工智能模型，为信息平台优化内容。这可以帮助销售团队创建有影响力的电子邮件，并遵循经过测试的框架，如问题-改进-解决方案（PAS）和关注-兴趣-决定-行动（AIDA）模型。

AI还能通过定期更新和用户反馈不断改进，从而提高性能。不是文案专家的销售人员可以在人工智能的帮助下写出有效的电子邮件。

个人化的推广

人工智能可以根据客户数据个性化电子邮件捕捉信号。它可以对潜在的线索进行分类，确定正确的联系人，并自动推荐大规模的跟进。

通过自动执行这些任务，人工智能为销售代表腾出时间，与现有客户建立更牢固的关系。人工智能还可以根据客户的兴趣、职位或其他因素自动创建定制的内容。

提高效率

虽然目前只有三分之一的销售组织使用人工智能，但每10位领导者和销售运营专业人士中就有8位表示，人工智能至少在一定程度上改善了销售代表的时间利用。

事实上，业绩优秀者使用人工智能的可能性是业绩不佳者的1.9倍。当更好的个性化、对客户需求的更好理解以及对销售代表时间的有效利用结合起来时，人工智能可以成为推动组织效率的强大工具。

2使用人工智能处理电子邮件的缺点

人工智能有其自身的风险和限制。以下是使用人工智能发送电子邮件需要注意的几件事。

缺少人情味

“人与人之间的互动和情商关系的建立技巧都是成功销售的重要组成部分。你无法复制人类的触觉。”Simera公司全球销售主管Cynthia Handal说。

尽管人工智能很强大，但它仍然依赖于人类的投入。它有时可能无法理解用户的意图或提供不恰当的回复。这时候就需要一个人去建立真正的关系，这不是人工智能所能提供的。人工智能无法预测细微的客户需求，也无法对复杂的销售情况作出决定。

“虽然人工智能无疑可以在销售过程中发挥宝贵的作用，但它不能完全取代销售代表、业务代表和销售副总裁带来的基本技能和专业知识。”汉达尔说。

有时会提供通用回复

ChatGPT 有时会生成似是而非但含糊不清的回复，缺乏深度或具体性。

需要丰富的数据集

如果没有大量的数据集可供借鉴，人工智能模型就无法捕捉客户信号。如果数据不完整或不充分，人工智能可能无法提供有用的分析，以改善销售流程和个性化的推广。

ChatGPT 的知识库仅限于培训数据（截止日期为 2021 年 9 月），可能不了解最新发展或特定信息。如果客户数据不正确或未更新，这也增加了出错的空间。你必须不断地更新人工智能模型的准确性和相关性，这可能会增加你团队的工作量。

依赖于输入质量

生成回复的质量取决于用户提供的清晰度和上下文，如果提供不充分，可能会导致不理想的结果。

隐私问题

人工智能工具需要访问客户数据，这导致了隐私和安全问题。公司需要确保客户数据的安全和保密，以保护客户的隐私。

例如，GDPR要求企业遵守特定的隐私标准，并在使用客户的数据之前获得客户的明确同意。企业必须意识到人工智能的风险，并采取适当的措施以确保遵守法规。

引发伦理问题

有可能产生带有偏见或攻击性的内容，不过开发人员会积极努力将这些问题降至最低。

02
如何在销售邮件中使用人工智能

ChatGPT是历史上增长最快的消费者应用程序，所以围绕人工智能的讨论鼓励销售团队尝试它并不奇怪。这里有三个例子说明团队如何使用人工智能来生成销售电子邮件。

1生成开发客户的信息

个性化将回复率提高了142%，加上个性化元素的开发信更有可能被打开、回复和分享。

所以我们建议你向人工智能提供正确的信息，以创建定制型/个性化的开发信邮件，因为高质量的输入会带来高质量的输出。给ChatGPT提供正确的信息以产生最大的影响。

Prompt如下

I want to email [job title] and introduce [company]. My company specializes in [description]. Write a short email to [job title] introducing how [company] can solve [pain point].

另一个有用的Prompt：

Here’s the bio of [job title]. Here’s a description of what their company does: [add description]. Rewrite this email based on this.

2研究买方角色

用人工智能来研究买方角色，确定痛点和责任，从而更深入地了解目标受众。

Dock公司的Andy Sietsema对每个角色都采用了类似的方法。

Sietsema说：“我喜欢用ChatGPT进行研究，看看我的假设是否真实或有趣，或者我是否忽略了什么，所以我会要求它成为我的目标领导人，并描述他们的一些情况。我需要它的总结来得出一个具体的答案，比如关于他们今年的前三个优先事项是什么之类的，这都是非常好的。”

他解释说：“所以，我会要求它总结到一定的字数，从那里，我会进一步描述，例如，如果你不解决这些，会有什么后果？这样一来，我就能更早地接触到那些更深层次的问题。然后我可以在此基础上写一封开发信。”

像安迪所做的那样，用人工智能来补充你的努力，以节省时间，同时获得你需要的洞察力，以锁定正确的潜在客户。

3进行情绪分析

客户对营销邮件的反应、互动和回应可以提供有价值的洞察力。人工智能帮助你快速准确地解释这些互动，使你能够为更好的营销做出必要的调整。

情感分析可以测量客户的情感反应，所以你可以知道什么能产生共鸣，什么不能。当然，在营销方面做到这一点，将使你获得更多的潜在客户。

Helpjuice的客户总监Eldon Hajric使用AI NLP，根据行业、工作职位和公司规模等因素，向他们的电子邮件列表的特定部分提供信息。

Hajric说：“我们向人工智能提供我们的案例研究，使其能够进行情感分析。这种分析帮助我们调整我们的信息传递，并从每个案例研究中找出最合适的报价，以匹配我们正在接触的群体。在选择最具说服力的社会证明时，人工智能也会派上用场，比如为我们发送电子邮件的群体提及合适的公司。”

关键是要注意，人工智能是对销售团队专业知识的补充，你不能取代团队与潜在客户的个人互动。你需要验证人工智能的洞察力，并利用它们来关注你的潜在客户所关心的问题。

将人类和人工智能结合起来，可以产生比单独的任何一种方法更好的结果。