62条你不应该错过的商业电子邮件用语

在企业中建立和维护良好的关系是必不可少的，商界的大部分联系都是通过电子邮件发展起来的，因此掌握一些沟通技巧是很有必要的，这也可以避免误解，减少损害。

下面这个列表有62个你可以在你的商业邮件中使用的短语，它们可以让你更好地与你的同行、潜在客户、客户、合作伙伴和其他收件人进行对话。它们被分为10个类别，你可能需要使用它们来形成整个正文邮件，从介绍到说再见。

另外，你要找到正式和非正式的短语，因为写邮件很大程度上取决于你给你的品牌和与谁交换邮件的语气。

01
如何正确地开始一封邮件？

电子邮件敬语比你想象的要重要得多。当你称呼他们的名字时，人们会很感激，因为这表明你是在直接与他们交谈。以下是一些常见的邮件开头方式：

Dear [name]
它更适合于正式的电子邮件。当你对处于尊敬地位的人讲话时使用它。
Hi [name]
这是简单，友好，直接，但也非正式。请谨慎使用。
Greetings
当你不知道收信人的名字时使用它。
Hi (everyone/ guys)
这个适用于你非正式地给一群人发邮件的时候。

1 I hope you …

商务邮件短语内容以美好的祝愿为开头，总是一种很好的社交和友好的方式。请记住，在商业世界里，社交是至关重要的，你不需要一直非常拘谨，不过一定要尊重他人，在把一些听起来会让人反感的事情带到桌面上之前，要三思而行。这些都是一些常见的例子：

I hope you are well/all is well.
这表明你关心那个人。这是对他的尊重，也是一个安全的短语，可以发起友好的接触。
I hope you had a great weekend/week/day.
这取决于你在一周中的哪一天或哪一个时间去联系他。这句话是商务邮件中最常见的一句话。
I hope you enjoyed your vacation.
当你知道对方正处于休假期时，它就会起作用，特别是当你想继续一个因此而不得不停止的对话时。
I hope you feel better soon.
当你知道这个人正在从手术或疾病中恢复而因此不能在工作的时候，你可以考虑使用。
I hope you enjoyed the (name of the event).
当你在某个活动后联系对方时，使用这句话会给对方留下很好的第一印象，特别是如果你要在邮件中提到什么有关那个活动的时候。

2 I am writing to you about …

当你先发邮件的时候，你需要自我介绍，并谈谈发邮件的目的。有时候，如果你们之前有过联系，你需要提醒那个人你是谁。

你可以不讲人情世故，也可以对收件人做功课和调查。因为当你个性化你的信息，以显示你熟悉他们的工作或做事，你会增加你的机会得到回应。下面是一些用于介绍的一般邮件短语的例子，也有一些关于如何个性化的启发。

一般的电子邮件短语

It’s [your name] from [your company].
开始介绍自己，用你的名字和你工作的公司。如果你想在开头省略公司名称，那也是可以的，但要确保这些信息会在邮件正文的某个地方出现。
I am writing to you about…
这里你可以插入任何与你以前与收件人的谈话或会议有关的内容。此外，你也可以用这个介绍来谈论未来的事件。
I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for…
当你想询问信息、确认、发出邀请时可以用这个。这是一种直接和保持邮件简短的方式。
Might I take a moment of your time to…
如果你需要以一种非常正式的方式开始时，这是一个不错的选择。
I am reaching out because…
这是一个非正式的方式来介绍你联系的原因。

个性化的电子邮件短语

I read your article about [topic] in [channel] yesterday/ this morning. I couldn’t help thinking about…
这是一个说明你如何开始一个关于收件人相关性对话的例子。你需要确保准确地表述你在说什么，以避免误解。
Congratulations on [what the person has achieved]! I’m sure it’s inspiring to see how this can help…
真诚的赞美总是受欢迎的。只谈你对这个有把握的事情，不要夸大其词。对他们说的话要诚实。

3 Thanks for…

表示感谢是提高收件人注意力的一个很好的方法，也可以在出现问题的时候让对方觉得舒服一些。让我们看看一些邮件短语，对这两种情况都有帮助。

Thanks for letting me know.
这表明你承认对方告诉你的事情，并表示感谢。
Thank you for your understanding/patience.
这个表述是对客户的感谢，同时你也承认了他们所遇到的问题，而不是为不必要的错误道歉。
Thank you for your email about…
这既有助于提醒对方关于你正在谈论的事情，又能开启一个更友好的对话，当然这取决于他们之前的邮件内容。
Thanks for sending/asking about/attending
它向人们展示了你对他们所做的行为的认可和感激。
Thank you for reaching out (to me)
这是一种非正式的方式来感谢某人的联系。
Thanks for your feedback on/your suggestion
欢迎反馈和建议，让对方有安全感继续给你反馈。

额外提示：如果你需要为一个重大的失败道歉，可以用这样的表述：比如 “Please accept our apologies for any inconvenience caused“。但不要在整封邮件中不停的道歉。相反，要为已经发生的事情提供解决方案。避免使用 “Sorry for the inconvenience“，因为这听起来含糊不清、不正规、不真诚。

4 Just a quick/friendly reminder that…

你可以使用这种短语来向收件人提供信息或进行提醒。当你想在邮件中呼吁他们注意另一件事时，它也很有用，特别是当你谈论不止一件事时。

Please note…
如果你想提醒收件人注意某件事情，就用这个。
Quick reminder…
这是个非正式的方式来介绍你想强调的事情，比如临近到期日或者即将召开的会议。
I wanted to update you
用这句话来告诉你的客户关于尚未解决的问题。与其公开说是 “an issue that hasn’t been fixed”，不如用 “update”来表示你正在努力解决这个问题。
I’d like to inform you that…
一个正式的方式来介绍一个特殊的公告或者回馈一个关键的答案。
Just a quick heads up
也是一个非正式的电子邮件短语经常用来通知某人一些事情，比如一个通知或一个有用的建议。
I hope you find this helpful
当你给收件人任何信息，建议，甚至一个解决方案的时候，可以考虑用这个短语。