2020年你在开发信应上需要避免的13个错误
2020年活跃的电子邮件账户预计将达到56亿，难怪电子邮件是一个不会消失的销售和营销趋势。
但今天我们的收件箱里有这么多的噪音。你如何脱颖而出？首先你应该避免犯这13个错误，这样才能保证把你的邮件不会直接被送进垃圾桶。
01
错误地使用reply all
全部回复是电子邮件的功能，可以用来做好事，也可以用来做恶事，但如何分辨呢？
如果是下面的情况，你可以使用reply all:
- 不止一个人需要知道该邮件已被回复
- 如果其他收件人没有看到你的回复，他们会感到很困惑
- 你的回应会影响到邮件消息链（email chain）上70%以上的人
如果是下面的情况，你可以使用reply:
- 这封邮件只发给你
- 只有一个人需要看到你的回应
- 你收到一封全公司的邮件，你认为如果你点击回复全部，会有超过2跟人对你翻白眼
如果你不需要回复邮件上的所有2个人，但确实需要在你的回复中包含另外一两个人，这时候就可以点击回复，并将信息中的其他相关人员进行CC。
02
忘记校对/检查邮件
在今天的数字世界里，拼写错误是无可厚非的。即使你只是发送一两行文字，也要进行快检查，以确保没有一个小错误从你的眼皮下溜走。下面是几个不错的工具：
- 微软Word的 “复查 “功能可以捕捉拼写错误和标点符号。
- Hemingway Editor 海明威编辑器可以抓取拼写错误、标点符号、句子跑偏和难以阅读的段落。
- Grammarly有一个奇妙的Chrome扩展，可以实时编辑你的作品–甚至在你的电子邮件浏览器中。
一旦你校对了语法和拼写，请仔细检查收件人的姓名、公司名称和电子邮件地址是否拼写正确。因为任何拼写检查都不会发现你在潜在客户的电子邮件地址中漏掉的某个字母 ，这完全取决于你。
03
使用具有欺骗性的主题行
在你的职业生涯中，你可能已经来到某个阶段，比如经常使用”Re: Next week’s meeting,”或 “Following up on yesterday’s call” ，这里的问题在于你从来没有和这些人说过话。这样的主题行只是一个让你打开、阅读和回复的策略。
不要发这种主题行。它是懒惰的，不诚实的，会被直接发送到垃圾邮件。寻找更好的方法来吸引注意力？红板砖有非常多关于主题行的资源：
- 外贸开发信主题行的例子：https://hongbanzhuan.com/module-category/subject/
- 外贸开发信主题行的文章：https://hongbanzhuan.com/tag/subject-line/
04
选择一个懒惰的问候语
如果你用 “To Whom It May Concern”开始一封邮件，你就犯了使用懒惰问候语的毛病。互联网已经提供了你很多可以挖掘到收件人名字、电子邮件地址和头衔的方法。
无论你是给招聘经理还是潜在客户发邮件，都要花5分钟在LinkedIn上挖一挖，看看你的对话对象是谁。
如果真的找不到收件人的名字或头衔？简单地将你的邮件地址写成你试图联系的部门。例如，如果你正在申请一份工作，你可以将邮件地址写成 “Dear Hiring Manager”或 “Dear Sales Team”。
只要确保你避免使用 “Dear Sir or Madam.”这样的老式问候语。
红板砖有非常多关于问候语和开场白的资源：
- 外贸开发信问候语的例子：https://hongbanzhuan.com/module-category/intro/
- 外贸开发信主题行的文章：https://hongbanzhuan.com/tag/introduction/
05
不对你的信息进行排版处理
2018年，Litmus发现46%的邮件是在移动设备上打开的。因此，如果你写的是八句话的长段落，没有分段或排版，很可能有很大一部分读者在阅读一行之前就会关闭你的邮件。
而且说实话，没有人喜欢阅读长长的邮件，即使是在电脑上。用简短的段落（每段不超过一到两句话）、项目符号、链接和列表来对你的邮件进行排版。
这样可以让收件人的视线在页面上移动，让你的信息更方便被阅读，并增加你得到回复的机会。
以下是一个负面例子：
Hello Robert,
I received your email regarding your upcoming visit to Winterfell. House Stark is happy to host you and looking forward to discussing how the North can continue to support King’s Landing. Before your arrival, I wanted to ask a few questions. First, are there any food allergies our kitchen staff should be aware of? Are you interested in meeting a few of the local farmers during your stay? And what is your exact date of departure? We’d like to host a banquet in your honor before you leave. Looking forward to hearing from you.
Kind Regards,
Ned Stark
这跟邮件太长而且絮絮叨叨，让读者难以接受。更好的办法是：
Dear Robert,
We’re looking forward to your upcoming visit to Winterfell. I have a few questions in preparation for your arrival:
- Do you or your staff have any food allergies?
- May I set up a meet-and-greet with a few of our local Northern farmers?
- What is your departure date?
If you could provide answers to these questions by Friday, April 12, this will ensure we’re adequately prepared to host you and your team.
Kind Regards,
Ned Stark
Lord of Winterfell
p: 123-456-7890
E: wardenotn@winterfell.com
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以上就是你应该在2020年避免的13个电子邮件错误，希望你可以享受更健康的沟通和更好的业务。
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