4.3 外贸开发信样式及语言方面的问题
1 避免销售味道太重
当外贸业务员在开发信中,展会中,跟客户见面的过程中,如果全力以赴进入“销售”模式时,潜在客户就会坐立不安。因为没有人喜欢在一种压力或操纵下进行购买,换做你自己也不喜欢这样的销售模式。
有很多种方法可以让你听起来不那么推销味十足,而最简单的方法之一,就是你的外贸开发信邮件中,删掉一些俗气或不真实的单词和短语。无论你是通过电子邮件、电话还是亲自与买家沟通,都要避开这些词汇。
提示:
你完全不用去记住这么多的营销型单词和短语,因为我们已经把这些词植入到我们的外贸开发信体检小工具中,你可以轻松过滤出这些词汇,最大程度帮助你的开发信避免看上去像一封推销邮件。
2 使用奇怪的字体和颜色
使用夸张或小众的字体,使用大于2个颜色的文字,动不动就把文章放大/加粗/斜体/大写,等等,其实在西方主流商业环境中是一种非常不专业的表现。这对邮件的可读性也是一个很大的破坏。如果你观察很多国外英文网站,可以很容易观察出来,他们的阅读习惯和阅读偏好是那种简约清晰,留白很多的风格。
红板砖建议你就用邮件中的默认字体,字号,颜色来完成你的外贸开发信内容就足够了,如果有的时候你需要特别强调某个信息,你可以采用加粗,仅仅加粗就可以了,不用又加粗又加大又斜体。
3 滥用感叹号及的表情符号
滥用感叹号不仅会让潜在客户觉得反感,更麻烦的是这可能触发对方垃圾邮件过滤器。
4 各种写作上的错误
包括单词拼写错误,时态错误,语法错误,标点符号使用不规范,等等。虽然潜在客户可能会知道你是中国人,英语不是你的母语,所以如果出现几个很小的错误,他们是可以理解的,但如果整个外贸开发信通篇都是这些错误,那么你在客户眼中的专业度将大打折扣。在使用外贸开发信的时候,成败往往都是由很多的小细节堆砌而成的。
据福斯特研究公司(Foster Research)的统计,如果营销材料中有不良的语法,59% 的人不太可能使用产品或服务。你的语法就是你的信誉和专业能力。Google 文档和 Microsoft Word 无法精确检查你的语法。必要的话,甚至可以请native speaker进行校对。
你可以使用尝试使用Grammarly这样的专业工具进行各种写作上的错误检查。
5 避免使用缩写词和过量使用专业术语
每个行业都有很多自己的行业术语,缩略词,流行语。这些话可能有助于我们与行业内部人士交流。但是不要以为你的潜在客户知道你在谈论什么。使用他们不熟悉的词语,不仅会让他们感到困惑,还会让他们感到愚蠢。这对后续的生意来说并不是好兆头。
这就是使用同义词的重要性,以更容易被理解的单词短语来代替术语,让客户知道你在说什么。
6 出现中文标点/符号/字符
这对英文阅读者非常不友好,也显得不够专业。
更为严格的是,不少欧美公司为了减少垃圾邮件,他们的邮件服务器已经开始了拒绝含有非拉丁字母的邮件,也就是说,如果你的外贸开发信中如果不小心输入了一些中文的全角逗号,那么你的邮件将可能被对方的邮件服务器拒收。听起来觉得不可思议吧,但你可以假设一下,如果你们公司每天每个员工都会收到大量的垃圾邮件,也就是说你们公司会有一部分宝贵的时间用于处理这些SPAM,那么你肯定也会把邮件服务器的过滤等级调成最严格,即使你知道有一些无辜邮件会被自动屏蔽。
红板砖的外贸开发信体检小工具可以帮助一键查出这些中文标点/符号/字符。
7 没有使用自然和对话的语气
先看个反面例子:
Good afternoon.
We design, integrate, deploy and maintain any type of solution for Online Presence, Information Management, Control and Communications. Please let us know if you have any requirements for ad hoc projects or a monthly retainer.
Thank you for your consideration.
这不是你应该写开发信的方式,语气太僵硬了,这种感觉就像在税务局提交正式表格中对你公司的描述。
开发信的本质是对话。当然,礼貌是至关重要的,但在个性化开发信中,你需要使用普通人所说的语言(或者说我们的潜在客户所说的语言)。
打官腔或者大量使用8级英文专业词汇都不会使你的邮件看上去更加专业,反而会让它变得沉闷、沉重,完全没有人情味。使用简单的,通俗的,常用的单词和表达就可以了。
8 你把开发信弄得太漂亮了
开发信邮件和newsletter是两件完全不同的事情,也就是说,你发给潜在客户的开发信绝对不能看起来像那种图文并茂的newsletter,永远不要。
如果你认为好看的邮件有花哨的框架和图形元素,只是因为它们好看,你就应该再考虑一下开发信的本质(开发信的本质就是开启对话)。Newsletter的定义是向大量的人发送 ,而开发信是向特定选择的狭窄人群发送的。开发信应该是个人的,因此它们不能看起来或感觉像新闻邮件。
另外,Newletter涉及到一个退订链接(unsubscribe)。个人1对1邮件却从来不包含退订链接。